Eficiência dos Processos em Equipas Home Office

O Problema

• Desperdícios (aka Muda, em Lean) constantes e transversais a toda a equipa em processos críticos

• Ausência de normalização/standard work em tarefas críticas da equipa

• Comunicação ineficaz

• Lead Time do processo elevado (tempo necessário para realizar o trabalho)

• Produtividade limitada

As Causas Raiz

A recolha de dados no local de trabalho (aka Gemba, em Lean) e o Pareto dos Muda (Desperdícios) permitiram a priorização dos Muda e, com recurso ao diagrama de Ishikawa, identificaram-se as causas:

• Procedimentos inadequados e instruções de trabalho com tarefas sem valor acrescentado

• Deficiente armazenamento da informação no arquivo digital

• Ineficácia na comunicação com utilização de múltiplos canais e ferramentas de comunicação

1. Otimização do processo, com o mapeamento para identificar os desperdícios, reduzir tarefas redundantes e/ou sem valor acrescentado, criando fluxo e reduzindo o Lead Time. Criação de Standard Work para melhorar a eficiência do processo.
2. Otimização do armazenamento da informação, implementação dos 5S em ambiente digital, eliminando o tempo na procura de documentos e a variabilidade no seu armazenamento.
3. Melhoria do fluxo de informação, desenho do Kanban e utilização de ferramenta colaborativa para organizar projetos em quadros, com listas de tarefas (individuais ou de equipa). Cada lista recebe cartões com descrições, prazos e objetivos. Criação de um sistema de etiquetas com cores para ajudar a categorizar atividades.

• Redução do Lead Time do processo (55 %)

• Redução de perdas por desperdícios no processo e variabilidade

• Organização do armazenamento de informação em ambiente digital (5S)

• Normalização de trabalho/processo

• Melhoria ao nível do serviço ao cliente (menor Lead Time)

• Aumento da produtividade